日本から、ドイツをはじめとした海外の顧客を訪問し商談・会議をするビジネス・ミーティング。
今までは当然だったその機会は、これからは減っていくと思われます。
お土産を渡すこともなく、カフェブレイクや会議後の食事会もないオンライン会議は難しいの？
いえ、幾つかのポイントに気をつけることで、リアルな会議と同様またはそれ以上の充実した時間を実現することができます。
日本人以外の相手とのオンライン会議を想定し、その手順に沿っていくつかのポイントを紹介します。
事前準備
- 開始時間の20分前にはカメラ、マイクのテストをする
- 大切な会議のためには、できる限りリハーサルをする
- PC内蔵マイクは雑音を拾いやすいので、高性能のヘッドセットやマイク付きのヘッドフォン（イヤフォン）がおすすめ！
会議スタート
- 短い挨拶（相手への気遣いのことばを）
- 参加者紹介
- アジェンダの提案
- 録画や録音の可・不可の確認
- 終了時間を確認
- これらのことを行っている間に、音のタイムラグ具合を早めにつかむ
本題
進行
- 司会役を決めておく（通訳者が入る場合には、進行を任せるのも良法）
- タイムキーパー役をおく（または、よく見える場所に時計を設置）
- 参加者全員が発言チャンスを持てるように配慮する
プレゼン
- リアルな会議以上にはっきりとした喋りで、簡潔・明確に説明（短めのセンテンスを選ぶ）
- 言葉が不明瞭だった部分には、必ず文字で補足する（メッセージ機能の利用）
- 画面の共有機能や、映像・動画を使って飽きさせない工夫を
- 人の視線は左から右へいくことを利用する（自分側から見れば右から左）
- 発言者がカメラに近づくなど、変化をつけて画面に「動き」をもたせる
- 時々（画面ではなく）カメラを見て話す
聴講
- 誰かが発言する時、自分と同じ様に大きな緊張感を持っていることを理解する気遣い
- 相手の発言が長い時には、一旦内容の反復をしながらコントロールをして次の話題に進める
- メモを取る
終了
- 時間よりも早めに終了するくらいがちょうど良い
- 全員でサマリーを確認
- 今後の予定を確認
- 次に繋げたくなるよう、（やや未練のある）終わり方を
まとめ
以上のようなポイントを抑えることで、外国人を相手としたオンライン会議もスムーズに進めることができます。
特にオンラインの場合には、2Dの世界を無理に3Dに近づけようとする心理作用で視聴者が疲れることが多いのでご注意を。
会議の最後に握手やお辞儀はできませんが、短くても、相手の国の言葉で「感謝の言葉」伝えることができれば、次のビジネスに繋がること間違いないでしょう。
